いま一番良いサービスが、来年もそうとは限りません。
乗り換えの費用を決めるのは契約ではなく、どこに何を溜めたかです。
入れ替わりが速い
この数年、上位の顔ぶれは何度も変わってきました。
性能だけでなく、提供そのものが止まることもあります。製品の終了、機能の縮小、規約の変更。どれも予告から実施までが短い。
だから「どこを選ぶか」より「移れるようにしておくか」のほうが、長い目では効きます。選び直す前提で使うということです。
手元に残すもの
| 残すもの | 形 |
|---|---|
| よく使う指示文 | テキストファイル |
| 社内用語と言い換えの一覧 | 表計算またはCSV |
| 確認の手順 | 文書 |
| 学習に使ったデータ | 元の形式のまま |
| 1件あたりの実費の記録 | 表計算 |
逆に、サービスの管理画面の中だけに作った設定は移せません。独自機能で組んだ自動処理、そのサービス専用の記憶領域。便利なぶん、出るときに置いていくことになります。
指示文はファイルで持つ
いちばん溜まりやすく、いちばん移しやすいのが指示文です。
会話の履歴の中に散らばっていると、探せません。使い回すものはファイルに出して、名前を付けて置く。どのサービスでも貼れます。
サービス独自の書き方に寄せすぎないのも大事です。特殊な記法で組むと、移したときに書き直しになります。素直な日本語で書いておけば、たいてい通ります。
出力データを引き出す
作ったものが取り出せるかを、契約の前に確かめます。
会話の履歴、生成した画像、設定した内容。一括で書き出せるか、1件ずつしか取れないか。ここで手間が桁違いに変わります。書き出しの機能があるかは、たいてい設定画面を見れば分かります。
終了が決まってから慌てて取り出す形になりがちですが、期間が短いことが多い。定期的に手元へ落としておくほうが確実です。
実際、サービス終了の告知から書き出し期限までが1か月ほど、という例もあります。その期間に気づけるとは限りません。気づいたときには過ぎていた、という形がいちばん困ります。
人に溜まるものは移せる
見落とされやすいのが、使う側の経験です。
どう聞けば意図どおりに返るか。どこを確かめれば事故が防げるか。この勘所は、サービスが変わっても持ち越せます。特定の製品の操作に詳しくなることとは別の話です。
だから、社内で共有するときも操作手順より考え方を残したい。「この画面のここを押す」は来年には使えませんが、「数字と固有名詞は必ず見る」は残ります。
2つ使う
主力と別に、もう1つ触っておく手があります。
同じ指示を両方に投げると、出方の違いが分かる。いざ移るときに、勝手が分かっている状態から始められます。
費用は増えますが、安いプランで足ります。毎日使う必要もありません。月に数回、同じ作業で比べるだけで違いは見えます。
用途によって得意不得意が分かれるので、結果として使い分けに落ち着くこともあります。移る準備のつもりが、そのまま運用の改善になる。
業務に組み込むとき
プログラムから呼ぶ形にするなら、呼び出し部分を1か所にまとめます。
あちこちから直接呼んでいると、差し替えのときに全部を直すことになる。1か所を通す作りにしておけば、そこだけ書き換えれば済みます。複数のサービスを切り替えて比べるのも楽になります。
出力の形も自分の側で決めておきたい。サービスが返す形のまま扱うと、仕様が変わったときに影響が広がります。
契約で見るところ
規約には、終了と変更に関する条項があります。
事前の告知期間、データの保持期間、料金改定の通知方法。ここを読んでおくと、いつまでに動けばよいかが分かります。
法人向けの契約なら、条件を交渉できる場合もある。個人向けのプランでは、一方的に変わる前提で構えておくしかありません。
規約の改定は、メールで来ても読み飛ばされがちです。業務に組み込んでいるサービスだけは、通知を見る担当を決めておきたい。
やりすぎない
備えを厚くしすぎると、今の便利さを捨てることになります。
どのサービスでも動く作りにこだわると、そのサービスの強みを使えません。移る確率と、いま得られるものを比べて決める話です。
目安としては、手元にファイルで残せるものだけ残す。それ以上の抽象化は、実際に移ることになってから考えれば間に合います。
完全に移れる状態を作るのが目的ではありません。移るときに数日で済む状態にしておく。そこまでで十分です。
判断の基準は、そのサービスが明日止まったら何日で戻せるか。答えが「分からない」なら、まだ手を打つ余地があります。
出典
運用上の注意点は下記に基づきます。
