やることが散らかっているとき、AIに話すと整理が進みます。
ただし管理そのものを任せるのは無理があります。使える部分と使えない部分を分けます。
整理には向いている
頭の中にあるものを吐き出して、形にする作業です。
思いついた順に書き殴ったものを渡して、分類させる。似たものをまとめさせる。抜けていそうな項目を指摘させる。
この工程がひとりだと進まないのは、書き出す作業と整理する作業を同時にやろうとするからです。分担すると楽になる。
大きな仕事を分解させるのも得意です。「この案件を進めるのに必要な工程を洗い出して」と頼めば、忘れていた手順が出てくることがある。
管理には向いていない
状態を保持できないからです。
学習が終わった時点で中身は固まっており、会話の中で教えたことは、その会話が終われば消えます。昨日の進捗を覚えていることはない。
記憶する機能を持つサービスもありますが、何を覚えているかを利用者が把握しにくい。抜けや取り違えが起きても気づけません。
期限の管理や進捗の追跡は、専用の道具のほうが確実です。紙の手帳でも構いません。要は、消えない場所に置くこと。
分担のしかた
| 作業 | 担当 |
|---|---|
| 頭の中を書き出す | 自分 |
| 分類する・まとめる | AI |
| 抜けを指摘する | AI |
| 優先順位を決める | 自分 |
| 期限と担当を保持する | 専用の道具 |
| 進捗を追う | 専用の道具 |
優先順位を任せない理由は、判断材料が渡っていないからです。社内の力関係。言葉にしていない事情。相手の状況。これらを知らないまま並べ替えても、実行できる順番にはならない。
具体的な使い方
一日の終わりに、その日に出てきた宿題を話す。文章になっていなくて構いません。
「明日やること、今週中のもの、来月以降のもの」に分けさせる。期限が書かれていないものは「期限不明」として残させる。ここを埋めるのは自分の仕事です。
出てきた一覧を、使っている管理ツールに移す。AIの側には残しません。
この移す作業を面倒に感じるなら、それは分類が細かすぎる合図かもしれない。移すのが一瞬で済む粒度まで、まとめ直してもらう手もあります。
一覧を渡すときの形
貼り付ける前に、少しだけ整えると精度が上がります。
一行に一件。順番はばらばらでよい。期限が分かっているものは行末に日付を入れる。この程度で十分です。
出力の形も指定しておきたい。「表で」「見出しなしで」「一行一件で」と書けば、そのまま管理ツールに移せる形で返ってきます。整形し直す手間がなくなる。
進まない仕事を分解する
着手できない項目には、たいてい理由があります。
大きすぎる。次に何をすればいいか分からない。誰かの返事待ち。この見分けを手伝わせると動き出せることがある。
「この項目の最初の一手は何か」と聞く。15分でできる作業まで分解させると、着手の心理的な壁が下がります。
返事待ちだと分かったなら、それはもう自分のやることではない。督促の予定だけ入れて、一覧からは外してよいものです。
週の単位で見直す
一覧は放っておくと膨らみます。
週に一度、全部を貼り付けて「もうやらなくてよさそうなものはどれか」と聞いてみる。判断は自分がしますが、候補を挙げてもらうだけで棚卸しが進みます。
何週間も動いていない項目には、動かない理由がある。消すか、分解するか、誰かに渡すか。放置以外の選択肢を選びたい。
会議のメモから拾う
やることが漏れる場所として、打ち合わせの直後が多い。
その場で取ったメモを渡して、「宿題になっていそうな箇所を抜き出して」と頼む。決定事項と、誰かがやると言った作業を分けさせると、拾い漏れが減ります。
担当が書かれていない項目は「担当不明」として残させる。ここを空欄のまま持ち帰ると、結局は自分の仕事になっていることが多い。
議事録を清書する前でも構いません。むしろ記憶が残っているうちにやったほうが、抜けた文脈を自分で補えます。
入れてよい情報の線
やることの一覧には、取引先の名前や案件の内容が入りがちです。
入力してよい範囲は、使っているサービスとプランによって違います。個人のアカウントで社内の案件情報を扱っている状態は、規約の面で危ういことがある。
固有名詞を伏せて渡しても、整理の作業には支障がありません。「A社の見積もり」で足ります。伏せ字にする手間より、後から気にする時間のほうが長い。
出典
状態を保持できない理由については、モデルの構造に由来します。関連する記述は下記に含まれます。
