見栄えのするスライドは作れます。
ただし伝わる資料になるかは別の話です。工程ごとに分けて見ていきます。
構成から始める
いきなりスライドを作らせると、たいてい失敗します。
出てくるのは、項目が網羅された平板な資料です。「背景」「課題」「解決策」「まとめ」。形は整っていても、何を通したいのかが伝わらない。
先に決めるのは、聞き手に何をしてほしいかです。予算を承認してほしいのか、方針を共有したいのか。ここが決まると、要る話と要らない話が分かれます。
「この目的で、10枚。各スライドの見出しと、そこで言いたいことを1行ずつ」と頼む。この段階で何度か直すほうが、後が速い。
工程の分担
| 工程 | 担当 |
|---|---|
| 目的と聞き手を決める | 自分 |
| 構成案を出す | AI（複数案） |
| 構成を選ぶ | 自分 |
| 各ページの文言を書く | AI |
| 数字を入れる | 自分 |
| 図の下案を作る | AI |
| 見た目を整える | 自分またはテンプレート |
数字を自分で入れるのは、根拠なく出てくることがあるからです。市場規模や導入効果が、それらしい形で埋まる。出典を確かめられない数字は、資料に載せない。
1枚1メッセージにする
生成された資料は、1枚に情報を詰め込みがちです。
箇条書きが7つ並ぶスライドは読まれません。「各ページの箇条書きは3つまで」と先に指定しておくと、密度が下がります。
見出しを言い切りの文にさせるのも効きます。「売上の推移」ではなく「売上は3年で2倍になった」。見出しだけ読めば筋が追える資料になる。
図はどう作るか
画像生成では、まともな図表は作れません。
文字が崩れ、線のつながりが正しくならない。構造を持った図は、生成ではなく記述で作るほうが確実です。
流れ図や階層図なら、図を書くための記法で出させる手があります。テキストで構造を書き、それを描画ツールに読ませる。修正も文字を直すだけで済みます。
グラフは表計算で作る。データを渡して「この数字をどう見せるか」を相談する使い方なら役に立ちます。
既存の資料を流用する
白紙から作る場面ばかりではありません。
過去の提案書を渡して、今回の相手向けに組み直させる。使い回せる部分と、書き換えるべき部分を先に仕分けさせると、作業が見えます。
長い報告書を10枚に縮める作業も向いています。元の文書から落とす箇所を決めるのは、書くより難しい。候補を挙げてもらえるだけで進みます。
ただし流用元に、相手先の固有名詞が残っていないか。ここは必ず自分の目で確かめたい。事故になる種類の見落としです。
ファイルとして出す
スライド形式で直接出力できるサービスもあります。
手早く形になる反面、細かい調整が利きません。社内のテンプレートに合わせる必要があるなら、文言だけ作らせて自分で流し込むほうが結局は速い。
構成と文言をテキストで受け取り、見た目は既存の型に載せる。この分け方が扱いやすいところです。
話す内容は別に用意する
スライドが完成しても、発表の準備は終わっていません。
書いていないことを話すのが発表です。スライドを読み上げるだけなら、資料を配れば済む。
想定質問を出させるのは有効です。「この資料に対して、決裁者が突いてきそうな点を10個」と頼む。自分では見えていない穴が出てきます。
出てきた質問に答えられるかを確かめる。答えられないものは、資料を直すか、当日の準備をするか。どちらかです。
この工程は、発表の前日ではなく資料を作っている途中でやりたい。直す余地が残っているうちに気づけます。
通らなかったときに残るもの
資料は、作って終わりではありません。
決裁が通らなかったとき、どこで引っかかったかが次の材料になります。指摘された点をメモして、次の資料を作るときに一緒に渡す。同じ理由で止まることが減ります。
社内で通りやすい構成には、その組織なりの型があるものです。通った資料を数本渡して型を抽出させれば、以後はそこから始められます。
入れてよい情報
社内資料には、未公開の数字や計画が入ります。
構成を相談する段階では、具体的な数字は要りません。「売上は前年比で大きく伸びた」で足ります。実数を入れるのは、手元で仕上げるときでよい。
取引先の名前も同じ。伏せたまま作っても、資料の骨格は変わりません。
仕上げの段階だけ手元で完結させる。この順番なら、規約を気にせず構成を練れます。
出典
根拠なく数字が出てくる理由は、下記に説明があります。
